Privacystatement - intern personeel

Abiant en persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Abiant respecteert de privacy van eenieder die haar persoonsgegevens verstrekt en van alle gebruikers van haar site en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft wordt behandeld volgens de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Om onze website en de daaraan verbonden diensten aan gebruikers beschikbaar te kunnen stellen, dienen Abiant en de daaronder vallende bedrijfsonderdelen (verder te noemen Abiant) in een aantal gevallen persoonsgegevens te verwerken.

Als u ervoor kiest om ons vrijwillig persoonsgegevens te verschaffen, zullen wij deze gegevens gebruiken in overeenstemming met ons privacy-statement. Hetzelfde geldt als u persoonsgegevens op de website achterlaat.

Wie zijn we?
De volgende werkmaatschappijen zijn gebruikers van deze privacy-statement. Zij zijn de verantwoordelijken in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming zoals die per 25 mei 2018 geldt.

Abiant 
Kieler Bocht 64
9723 JB Groningen

Hoe komen wij aan uw persoonsgegevens?
Wij verzamelen uw gegevens vanaf het moment dat u uw gegevens invult of achterlaat op onze website, u zich inschrijft op één van onze vestigingen of u zich op een andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening.

Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?
Wij verzamelen en verwerken uw gegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening, waaronder bemiddeling, uitzenden, detachering, payroll, werving en selectie, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, salarisadministratie en personeelsmanagement.

Persoonsgegevens die Abiant van haar flexwerkers, kandidaten, sollicitanten, zelfstandigen zonder personeel en (directe of ingehuurde) werknemers ontvangt, gebruiken wij voor o.a. de volgende doeleinden:

1. om de geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen.
2. om uw identiteit aan de hand van uw ID bewijs te controleren en deze controle ook vast te leggen.
3. voor het aanvragen van een tewerkstellingsvergunning indien nodig of voor het aanvragen van een A1 verklaring voor het geval iemand in het buitenland gaat werken).
4. om met u een werknemers-/werkgeversrelatie of een personeels-/arbeidsbemiddelingsrelatie aan te gaan en te onderhouden en hiervoor een personeels-, financiële-, uren-, verzuim- en/of salarisadministratie te voeren, dan wel om een relatie gericht op het verwerven/ uitvoeren van opdrachten aan te gaan en te onderhouden en hiervoor een financiële administratie te voeren;
5. om uw geschiktheid voor een bepaalde functie of opdracht te beoordelen, uw beschikbaarheid vast te leggen en u in contact te brengen met of voor te stellen aan één of meerdere (potentiële) opdrachtgevers en/of relaties;
6. om u te bemiddelen naar werk, opleidingen of opleidingsmogelijkheden, carrière- en/of loopbaanadviezen en/of overige (werkgerelateerde) diensten aan te bieden, u in te zetten bij opdrachtgevers, werkzaamheden bij opdrachtgevers te laten verrichten, dan wel om opdrachten voor u te regelen;
7. om met u, onze opdrachtgever(s) en/of relatie(s) overeenkomsten te kunnen sluiten en deze uit te kunnen voeren en na te kunnen komen;
8. om te beoordelen of u voor een (premie)korting en/of subsidie in aanmerking komt of onder een (premie)korting- of subsidieregeling valt;
9. om onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan het vanuit de overheid opgelegde doel om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen;
10. om over te kunnen gaan tot loondoorbetaling tijdens arbeidsongeschiktheid. Deze loondoorbetaling kan geschieden door Abiant maar ook door een door Abiant ingeschakelde derde partij.
11. om uw persoonlijke ontwikkeling te bevorderen en te stimuleren, u deel te (kunnen) laten nemen aan (online) testen en testresultaten te kunnen genereren;
12. om u te informeren over onze dienstverlening, overige activiteiten en/of vakinhoudelijke informatie (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven, bedrijfsmagazines en vakliteratuur) en om u namens Abiant aanbiedingen te kunnen doen;
13. voor managementdoeleinden en het genereren van managementinformatie en -rapportages, het uitvoeren van marktanalyses, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles en het bevorderen en handhaven van de bedrijfsveiligheid;
14. om u toegang te kunnen verlenen tot en gebruik te kunnen laten maken van onze besloten webportals, HelloFlex en ons intranet;
    
    

Wat zijn de rechtsgronden voor het verwerken van uw persoonsgegevens?

Gelet op artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming zijn er de volgende rechtvaardigingsgronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens:

• de verwerkingen zijn noodzakelijk voor de uitvoering van of vloeien voort uit uw arbeidsovereenkomst/overeenkomst van opdracht metAbiant;
• de verwerkingen zijn noodzakelijk om de dienstverlening van Abiant uit te voeren of vloeien daar direct uit voort;
• de verwerkingen zijn noodzakelijk voor Abiant om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen;
• door u in te schrijven bij Abiant heeft u kenbaar gemaakt beschikbaar te zijn voor het verrichten van werkzaamheden. Daarmee heeft u ook toestemming gegeven bepaalde gegevens te verwerken in dat kader.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van u?
We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening; een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen vanuit opdrachtgevers. U bent zelf verantwoordelijk voor juistheid en relevantie van de gegevens die u verstrekt.

Meer specifiek gaat het om - onder andere - de volgende (documenten met) persoonsgegevens:

Op het moment dat u onze website opent:

• Via onze websites proberen we de behoeften van onze gebruikers beter te begrijpen en om deze service en ervaring te optimaliseren. Daarvoor gebruikt Abiant cookies en andere technologieën om gegevens te verzamelen over bijvoorbeeld het gedrag van onze gebruikers en hun apparaten (met name het IP-adres van het apparaat (alleen vastgelegd en opgeslagen in geanonimiseerde vorm), schermgrootte apparaat, apparaattype (unieke apparaat-ID's), browserinformatie, geografische locatie (alleen land), voorkeurstaal gebruikt om onze website weer te geven). Deze informatie wordt opgeslagen in een geanonimiseerd gebruikersprofiel. Deze informatie zal nooit gebruikt worden om individuele gebruikers te identificeren of om deze te koppelen aan verdere gegevens van een individuele gebruiker.
  Zodra je gegevens aan ons verstrekt, door het invullen van een formulier, doen van een sollicitatie of inschrijving waarbij je een account aanmaakt, verwerken wij die gegevens die je aan ons verstrekt. Wij vragen jou om ons enkel informatie te verstrekken die juist en relevant is.

Bij inschrijving:

• naam, adres, woonplaatsgegevens, e-mailadres en andere contactgegevens
• geboortegegevens, leeftijd, geslacht
• curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring
• gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die u zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan
• gegevens over beschikbaarheid en verlof
• andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften
• pasfoto en video (introductie) - op vrijwillige basis
• soms het BSN/ID-bewijs. Als we u niet te werk kunnen stellen, zullen deze na 4 weken vernietigd worden.

Op het moment dat u voor Abiant kunt gaan werken/werkt/heeft gewerkt:

• nationaliteit, BSN, ID-bewijs, werkvergunning
• overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie zoals bankrekeningnummers en loongegevens
• daarnaast verwerken wij soms ten behoeve van onze opdrachtgevers gegevens in het kader van een pre-employment screening, bijvoorbeeld het inwinnen van referenties

Wij verwerken uitsluitend bijzondere persoonsgegevens voor zover u hier expliciet toestemming voor geeft, dan wel daartoe een (andere) wettelijke grondslag bestaat. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, evenals gegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging. Daarnaast vallen hier strafrechtelijke gegevens onder en gegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dit gedrag.

De bijzondere gegevens die wij verwerken betreffen veelal gegevens die zijn af te leiden uit uw identiteitsbewijs waarvan wij op grond van de wet een kopie moeten maken als u voor ons gaat werken of een CV waarop een (pas)foto geplaatst is.

Daarnaast kunnen wij bijzondere persoonsgegevens verwerken met betrekking tot uw gezondheid, uitkeringssituatie of achtergrond. Wij doen dit om gebruik te kunnen maken van (premie)kortingen en/of subsidies, onze re-integratieverplichtingen na te komen en ter uitvoering van het overheidsdoel om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen, hetgeen in diverse (toekomstige) wet- en regelgeving is terug te vinden. Personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt zijn onder meer mensen die gedurende langere tijd werkloos zijn, 50 jaar of ouder zijn en/of zonder re-integratieondersteuning niet of moeilijk aan werk komen.

Aan wie geven wij uw persoonsgegevens door?
Abiant kan uw persoonsgegevens doorgeven aan haar (potentiële) opdrachtgevers en relaties, leveranciers (bijvoorbeeld opleidingsinstanties), auditinstanties, overheidsinstellingen (UWV, Belastingdienst, Sociale Verzekeringsbank), pensioenfondsen, onderaannemers en aan bedrijven en/of personen die zij heeft ingeschakeld voor het uitvoeren van bepaalde taken (waaronder bewerkers, zoals bijvoorbeeld Acture die namens Abiant u begeleidt tijdens ziekte en ook namens Abiant over kan gaan tot het uitbetalen van een uitkering tijdens ziekte). Tevens kans zij uw gegevens doorgeven aan instanties die ons helpen uw identiteit vast te stellen. Daarnaast kan Abiant uw gegevens verstrekken aan derden indien zij daartoe op grond van de geldende wet- en/of regelgeving, een gerechtelijk bevel of een rechtelijk vonnis is gerechtigd of wordt verplicht, dan wel daartoe toestemming van u voor heeft gekregen. Verder kan Abiant uw profiel of curriculum vitae, nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven, al dan niet geanonimiseerd binnen een besloten gedeelte op haar website(s) en klantenportals plaatsen en/of openbaar maken, eventueel aangevuld met de testresultaten van door u (online) uitgevoerde testen. Abiant kan uw persoonsgegevens ook doorgeven aan andere onderdelen van Abiant.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.

- Indien u nog niet voor Abiant heeft gewerkt
Uw bemiddelingsgegevens (CV, werkervaring, opleiding, testresultaten e.d.) zijn beschikbaar tot twee jaar na het laatste contact indien u niet voor Abiant heeft gewerkt. U krijgt zowel een jaar na het laatste contact als twee jaar na het laatste contact een bericht van ons dat u bij ons staat ingeschreven.

Indien u niet meer bemiddeld wilt worden, kunt u een mail sturen naar marketing@abiant.nl. U wordt niet meer benaderd en bemiddeld door Abiant. Uw gegevens zullen dan worden vernietigd.

- Indien u voor Abiant werkt/heeft gewerkt
Uw persoonsgegevens zijn beschikbaar tot twee jaar na einde dienstverband.

Bepaalde persoonsgegevens zijn ten behoeve van bijvoorbeeld claims, audits en fiscale verplichtingen langer beschikbaar voor Abiant. Abiant bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan, wettelijk verplicht is en/of noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is daarom afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Abiant kiest binnen deze kaders altijd voor de kortste bewaartermijn.

Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten Nederland. Abiant heeft de nodige maatregelen getroffen om te verzekeren dat alle doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

Wat zijn uw rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens?
U heeft het recht Abiant te verzoeken inzage te geven in de persoonsgegevens die Abiant van u verwerkt. Ook kunt u om aanpassing of verwijdering van uw persoonsgegevens uit het Abiant systeem vragen of verzoeken het verwerken van uw persoonsgegevens te beperken.

Daarnaast heeft u het recht tegen de verwerking van uw gegevens bezwaar te maken en heeft u het recht om uw gegevens te laten overdragen door Abiant. Als u van deze rechten gebruik wenst te maken, kunt u een mail sturen naar marketing@abiant.nl. U dient dan zoveel mogelijk te specificeren om welke persoonsgegevens het gaat. Abiant streeft ernaar om binnen 4 weken op uw verzoek te reageren. Als wij niet aan uw verzoek kunnen voldoen krijgt u een bericht waarom wij hieraan niet kunnen voldoen. Ook kunnen wij u om nadere informatie vragen voordat wij definitief een beslissing nemen op uw verzoek.

U kunt altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, zie hiervoor de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Vragen
Hebt u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens door Abiant, dan kunt u contact opnemen met de vestiging die u heeft bemiddeld of u kunt een email sturen naar marketing@abiant.nl.

Datalek
Is er sprake van een (vermoeden van een) datalek, dan verzoeken wij u dit direct te melden aan uw contactpersoon bij Abiant of via marketing@abiant.nl.

Wijzigingen
Abiant kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar Privacy statement. Het meest actuele Privacy statement is te allen tijde in te zien op de website van Abiant. Deze versie is opgesteld in december 2019.