Abiant en persoonsgegevens

Wij verzamelen je gegevens vanaf het moment dat je je gegevens invult of achterlaat op onze website, je jezelf inschrijft op één van onze vestigingen of je jezelf op een andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening.

Wij verzamelen en verwerken je gegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening, waaronder bemiddeling, uitzenden, detachering, payroll, werving & selectie, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, salarisadministratie en personeelsmanagement.

Persoonsgegevens die Abiant van haar flexwerkers, kandidaten, sollicitanten, zelfstandigen zonder personeel en (directe of ingehuurde) werknemers ontvangt, kunnen wij gebruiken voor onder andere de volgende doeleinden:

1. om de geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen;
2. om je identiteit aan de hand van je ID-bewijs te controleren en deze controle ook vast te leggen;
3. voor het aanvragen van een tewerkstellingsvergunning indien nodig of voor het aanvragen van een A1 verklaring voor het geval iemand in het buitenland gaat werken);
4. om met jou een werknemers-/werkgeversrelatie of een personeels-/arbeidsbemiddelingsrelatie aan te gaan en te onderhouden en hiervoor een personeels-, financiële-, uren-, verzuim- en/of salarisadministratie te voeren, dan wel om een relatie gericht op het verwerven/ uitvoeren van opdrachten aan te gaan en te onderhouden en hiervoor een financiële administratie te voeren;
5. om je geschiktheid voor een bepaalde functie of opdracht te beoordelen, je beschikbaarheid vast te leggen en je in contact te brengen met of voor te stellen aan één of meerdere (potentiële) opdrachtgevers en/of relaties;
6. om je te bemiddelen naar werk, opleidingen of opleidingsmogelijkheden, carrière- en/of loopbaanadviezen en/of overige (werkgerelateerde) diensten aan te bieden, je in te zetten bij opdrachtgevers, werkzaamheden bij opdrachtgevers te laten verrichten, dan wel om je te voorzien van opdrachten;
7. om met je, onze opdrachtgever(s) en/of relatie(s) overeenkomsten te kunnen sluiten en deze uit te kunnen voeren en na te kunnen komen;
8. om te beoordelen of je voor een (premie)korting en/of subsidie in aanmerking komt of onder een (premie)korting- of subsidieregeling valt;
9. om onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan het vanuit de overheid opgelegde doel om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen;
10. om over te kunnen gaan tot loondoorbetaling tijdens arbeidsongeschiktheid. Deze loondoorbetaling kan geschieden door Abiant maar ook door een door Abiant ingeschakelde derde partij.
11. om je persoonlijke ontwikkeling te bevorderen en te stimuleren, je deel te (kunnen) laten nemen aan (online) testen en testresultaten te kunnen genereren;
12. om je te informeren over onze dienstverlening, overige activiteiten en/of vakinhoudelijke informatie (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven, bedrijfsmagazines en vakliteratuur) en om je namens Abiant aanbiedingen te kunnen doen;
13. voor managementdoeleinden en het genereren van managementinformatie en -rapportages, het uitvoeren van marktanalyses, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles en het bevorderen en handhaven van de bedrijfsveiligheid;
14. om je toegang te kunnen verlenen tot en gebruik te kunnen laten maken van onze besloten webportals, HelloFlex en ons intranet;

Gelet op artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming zijn de volgende rechtvaardigingsgronden voor de verwerking van je persoonsgegevens van toepassing:

• de verwerkingen zijn noodzakelijk voor de uitvoering van of vloeien voort uit je arbeidsovereenkomst/overeenkomst van opdracht met Abiant;
• de verwerkingen zijn noodzakelijk om die dienstverlening van Abiant uit te voeren of vloeien daar direct uit voort;
• de verwerkingen zijn noodzakelijk voor Abiant om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen;
• door je in te schrijven bij Abiant heeft u kenbaar gemaakt beschikbaar te zijn voor het verrichten van werkzaamheden. Daarmee heb je ook toestemming gegeven bepaalde gegevens te verwerken in dat kader.

We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening; een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op je wensen en kwaliteiten of indien aan de orde om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen vanuit opdrachtgevers. Je bent zelf verantwoordelijk voor juistheid en relevantie van de gegevens die je verstrekt.

Meer specifiek gaat het om - onder andere - de volgende (documenten met) persoonsgegevens:

Bij inschrijving:

• naam, adres, woonplaatsgegevens, e-mailadres en andere contactgegevens
• geboortegegevens, leeftijd, geslacht
• curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring
• gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die je zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan
• gegevens over beschikbaarheid en verlof
• andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften
• pasfoto en video(introductie) - op vrijwillige basis
• soms het BSN /ID-bewijs. Als we je niet te werk kunnen stellen, zullen deze na vier weken vernietigd worden of met je toestemming na een jaar vernietigd worden

Op het moment dat je voor Abiant kunt gaan werken/werkt/heeft gewerkt:

• nationaliteit, BSN-nummer, ID-bewijs, werkvergunning
• overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie zoals bankrekeningnummers en loongegevens
• daarnaast verwerken wij soms indien van toepassing ten behoeve van onze opdrachtgevers gegevens in het kader van een pre-employment screening, bijvoorbeeld het inwinnen van referenties

Wij verwerken uitsluitend bijzondere persoonsgegevens voor zover je hier expliciet toestemming voor geeft, dan wel daartoe een (andere) wettelijke grondslag bestaat. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, evenals gegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging. Daarnaast vallen hier strafrechtelijke gegevens onder en gegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dit gedrag.

De bijzondere gegevens die wij verwerken betreffen veelal gegevens die zijn af te leiden uit je identiteitsbewijs waarvan wij op grond van de wet een kopie moeten maken als je voor ons gaat werken of een cv waarop een (pas)foto geplaatst is.

Daarnaast kunnen wij bijzondere persoonsgegevens verwerken met betrekking tot je gezondheid, uitkeringssituatie of achtergrond. Wij doen dit om gebruik te kunnen maken van (premie)kortingen en/of subsidies, onze re-integratieverplichtingen na te komen en ter uitvoering van het overheidsdoel om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen, hetgeen in diverse (toekomstige) wet- en regelgeving is terug te vinden. Personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt zijn onder meer mensen die gedurende langere tijd werkloos zijn, 50 jaar of ouder zijn en/of zonder re-integratieondersteuning niet of moeilijk aan werk komen.

Abiant kan je persoonsgegevens doorgeven aan haar (potentiële) opdrachtgevers en relaties, leveranciers (bijvoorbeeld opleidingsinstanties), auditinstanties, overheidsinstellingen (UWV, Belastingdienst, Sociale Verzekeringsbank), pensioenfondsen, onderaannemers en aan bedrijven en/of personen die zij heeft ingeschakeld voor het uitvoeren van bepaalde taken (waaronder verwerkers, arbodiensten en indien van toepassing private uitvoerders van Ziektewet die je namens Abiant begeleiden tijdens ziekte en ook namens Abiant over kan gaan tot het uitbetalen van een uitkering tijdens ziekte). Tevens kan zij je gegevens doorgeven aan instanties die ons helpen je identiteit vast te stellen. Daarnaast kan Abiant je gegevens verstrekken aan derden indien zij daartoe op grond van de geldende wet- en/of regelgeving, een gerechtelijk bevel of een rechtelijk vonnis is gerechtigd of wordt verplicht, dan wel daartoe toestemming van je voor heeft gekregen. Verder kan Abiant je profiel of curriculum vitae, nadat je daarvoor toestemming heeft gegeven, al dan niet geanonimiseerd binnen een besloten gedeelte op haar website(s) en klantenportals plaatsen en/of openbaar maken, eventueel aangevuld met testresultaten van eventuele (online) uitgevoerde testen. Abiant kan je persoonsgegevens ook doorgeven aan andere onderdelen van Abiant.

Je bemiddelingsgegevens (cv, werkervaring, opleiding, testresultaten e.d.) zijn beschikbaar tot twee jaar na het laatste contact indien je niet voor Abiant hebt gewerkt. Je krijgt zowel een jaar na het laatste contact als twee jaar na het laatste contact een bericht van ons dat u bij ons staat ingeschreven.

Indien je niet meer bemiddeld wilt worden, kun je een mail sturen naar privacy@abiant.nl. Je wordt niet meer benaderd en bemiddeld door Abiant. Je gegevens zullen dan worden vernietigd.

Indien je gegevens aan Abiant hebt verstrekt in het kader van een sollicitatie, anders dan voor het doel om ingeschreven te staan voor bemiddeling, dan worden je gegevens uiterlijk na vier weken of, met je toestemming, na een jaar vernietigd.

Indien je voor Abiant werkt/hebt gewerkt

Je persoonsgegevens zijn beschikbaar tot twee jaar na einde dienstverband.

Bepaalde persoonsgegevens zijn ten behoeve van bijvoorbeeld claims, audits en fiscale verplichtingen langer beschikbaar voor Abiant. Abiant bewaart je persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan, wettelijk verplicht is en/of noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is daarom afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Abiant kiest binnen deze kaders altijd voor de kortste bewaartermijn.

Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten Nederland. Abiant heeft de nodige maatregelen getroffen om te verzekeren dat alle doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

Je hebt het recht Abiant te verzoeken inzage te geven in de persoonsgegevens die Abiant van je verwerkt. Ook kun je om aanpassing of verwijdering van je persoonsgegevens uit het Abiant systeem vragen of verzoeken het verwerken van je persoonsgegevens te beperken.

Daarnaast heb je het recht tegen de verwerking van je gegevens bezwaar te maken en heb je het recht om je gegevens te laten overdragen door Abiant.

Als je van deze rechten gebruik wenst te maken, kun je een mail sturen naar privacy@abiant.nl. Je dient dan zoveel mogelijk te specificeren om welke persoonsgegevens het gaat. Abiant streeft ernaar om binnen vier weken op je verzoek te reageren. Als wij niet aan je verzoek kunnen voldoen krijg je een bericht waarom wij hieraan niet kunnen voldoen. Ook kunnen wij je om nadere informatie vragen voordat wij definitief een beslissing nemen op je verzoek.

Je kunt altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, zie hiervoor de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.